可靠的电子合同的四要素以及未来趋势

马云曾说过：公司有两个最难干最累的部门，一个就是HR！

大到招聘、培训、薪酬福利、绩效考核，小到面试接待、离职面谈、社保办理、员工考勤，都属于HR的工作范畴。然而面对耗费时间和精力最多的劳动合同，HR真是伤透了脑筋。

目前，大多数企业仍通过纸质合同的方式来签订劳动合同。不仅签署效率低、成本高，大大降低了HR的工作效率；同时纸质劳动合同还存在代签、冒签、合同易丢失、损毁等隐患，给企业带来了各种经营风险。

随着无纸化办公的兴起，电子合同逐渐成为HR打破窘境，高效签署劳动合同的神器。

电子合同和纸质合同的区别

可以看到电子合同在效率和留存性上是具有显著优势的。对于HR来说，便捷可追溯的档案在日常工作中是十分重要的，不仅作为人力资源六大模块中的招聘和配置，一份合格合法的电子档案在保存、管理和人力资源规划，人才库搭建的过程中能起到正向的作用。

电子合同作为契合当下数字化信息化时代背景的要求，同时也契合数据电文文件取代纸质文件的发展趋势。

有利于降低用人单位的管理成本，更符合环保的需要。而电子合同的三个要素则是完整、准确、透明。

注意：根据《合同法》及《电子签名法》的相关规定，电子劳动合同属于书面劳动合同的一种有效形式。

但签订电子合同要有一定的技术与设备要求，也要符合法律规定的程序和要求。

根据上述法律规定，一份有法律效力的电子合同必须具备以下四个要素：

（1）真实身份：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有。

（2）真实意愿：签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制。

（3）签名未改：签署后对电子签名的任何改动都能够被发现。

（4）原文未改：签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

电子合同的风险控制

（一）如何保障电子签名的效力

通过检索相关案例，我们发现在第三方对电子签名（电子印章）、签署行为、是否篡改进行能够提供证明的情况下，法院基本支持电子签名及电子合同的有效性。

司法实践中，法院主要从第三方服务机构的资质资信、电子数据的生成方式、电子数据的内容等因素审查电子签名的效力。

因此，为了保证电子签名的有效性在司法阶段被认可，可选择符合法律规定的第三方服务平台介入缔约过程，且第三方服务平台介入时间点应不晚于电子签名认证环节。

（二）如何满足可靠性要求

电子签名要满足“可靠性”的要求，需要在技术上、操作上以及在相关证明材料的留存上进行必要的环节和流程设计。

通过技术手段，能够确保电子合同完整、不可更改以及客户身份和签名真实可靠，且一旦发生争议可将电子证据以法律规定的方式予以呈现，获得司法机关的认可和支持。

电子合同的应用场景并不限于员工劳动合同签署，实际上，劳务派遣公司、用人企业、人力资源服务平台都可采用电子合同，将线下耗时费力的多层审批环节转移到线上操作，实现在线进行各类合同协议签署和人事证明开具。如新员工入职手续、费用报销、调薪协议、保密协议、在职证明、离职证明、收入证明、完税证明等这些纸质资料都可以实现电子化管理。