HR绕不开的18个常见电子签约问题

1. 电子签在人力资源领域有哪些常见的应用场景？

腾讯电子签：通常在员工入转调离各个阶段都可以应用，具体如下：

入职前：面试通知函、入职信息登记表、录用通知函、背调协议等；

入职中：劳动合同、保密协议、竞业条款、员工手册、入职履历表等；

在职阶段：在职证明、居住证明开具、收入证明、异动申请单、人事变更确认单、改签/续签合同、绩效表格等；

离职阶段：离职申请、交接清单、离职证明、劳动关系解除协议书等；

还包括疫情期间的特殊应用，比如疫情防控承诺书、企业复工证明、个人健康确认单、居家医学观察告知书等。

2. 在人力资源场景的实现方式通常是怎样的，以及与线上流程、HR系统之间的关系如何？

腾讯电子签：电子签约平台通常支持和企业内部的核心人事系统通过标准API接口进行集成打通，在不改变原有入转调离流程的情况下，HR可以在核心人事系统发起电子合同给到员工签署通知，双方签署完成后，系统可以实时下载同步。

3. 面对候选人放弃入职的情况，如何设计流程比较合适？

腾讯电子签：通常分两种情况，一种是候选人只是收到了合同签署通知，并没有签署，HR可以直接撤销；另外一种是候选人已经签署完成，并且公司也加盖了印章，这时需要发起合同作废流程。

作废声明自动与合同关联，作废声明经原合同全部当事人签署完成后，原合同即被标记“作废”。

即使原合同被错误提供给人社局或银行等第三方机构，也无需担心，机构可在线扫描合同右下角的二维码，快速查验合同处于“已失效状态”。

4. 电子合同、电子签、电子章、电子档案是否可以拉通？

腾讯电子签：电子合同、电子签、电子章是大家不同的叫法，其本质都是按照《电子签名法》的法律法规要求，通过密码技术对电子文档的电子形式的签名。

比如我们平常所说的劳动合同、员工手册、保密协议、在职证明、收入证明、离职证明等等，都可以实现线上电子签署。

随着企业人力资源信息化建设的完善，公司一般拥有很多HR系统，如招聘系统、核心人事系统、内部OA等，员工在入、转、调、离各环节的各类单据，均可以实现电子签。腾讯电子签可以提供签前、签中、签后全生命周期的合同管理。通过API接口的形式，与现有的HR系统、电子档案系统等进行打通，实现员工全生命周期过程中签署的相关电子文档的统一存储与管理。

电子档案系统通常支持批量导入，或者接口集成方式即可从相关业务系统自动收集人事档案。后续相关的员工档案查询、借阅、销毁等都全程电子化。

5. 关于电子签约的部署，SaaS云部署、本地部署如何选择？

腾讯电子签：首先电子签约没有绝对的本地化，按照《电子签名法》的要求，需要对所有的签约主体进行实名认证、申请数字证书，签名文件要包括签署的时间戳信息，以及签约的全过程要保证法律合规，证据链完整、可追溯。这些都需要与权威的机构进行外网的连接，如实名认证机构、CA机构、国家授时中心、公证处等。

完全本地化，会存在法律瑕疵，发生纠纷后，很难自证清白，所以更推荐云部署的SaaS服务商。同时，相比较本地化部署，云部署在部署方式上更加轻量，即开即用，无需单独采购服务器硬件，也省去了运维的成本。

电子签约连接的是企业和企业、企业和个人、个人和个人，采用传统本地部署也很难实现互连互通。