哪些企业适合用电子合同？

很多人听说过电子合同“安全合规、降本增效”的特点，却在实际实践过程中很少感受到它的功效。这篇文章会向大家科普，真正适合使用电子合同的公司。

1. “纸质文件多，合同难管理”的公司

对于这部分使用人群，电子合同的效率性、经济性优势成为“首选”。

电子签名降本增效的效果需要建立在大量“签字、盖章”的动作和流程上。对部分企业来说，单份合同的起草、印刷、传递、存储管理环节，要消耗大量的人力：例如，法务审核、管理人员审批、业务员携带、财务或行政归档存储。而电子合同的应用，可以节省这这部分成本较高的企业。

尤其是大型企业机构，采购电子合同软件，电子签章系统，可以明显地感知到人力成本、物料成本的下降，例如行政采购费用、档案室租赁费用、合同打印费用等。另外，电子合同的应用，也能大大提升合同签字的效率，从而推进业务进展的效率，提升企业整体的内部协同效率。

2. “异地签署频繁”的公司

对于这部分使用人群，电子合同“快捷灵活”的优势能极大展现。

电子合同产品通过线上化的方式，可以在线生成、传输、修正、审批、存储，大大提升了异地签署的效率。同时，多终端灵活签署的优势，也方便企业业务开展。

例如，总部的采购部门可以电脑上一键批量发起采购合同，各地经销商收到签署提示的链接后，可以直接在微信上、短信H5页面，或者小程序上面完成签字，1分钟即可完成对账单的确认，无需来回邮寄、审批，确认对账进度等。

尤其是零售、物流行业，接入电子签约功能到业务系统中，可以极大感知到各地分公司、物流仓库的签署状态，及时反馈管理，极大提升管理效率。

3. “业务流程流转快”的公司

对于这部分人群，电子合同的效率性，可以赋能业务流转，实实在在地提升公司业绩。

传统的纸质签署环节，公司在经销单、审批单上“卡合同”的事件屡见不鲜，会因为合同迟签了两三天，导致公司要额外付出上百万的采购费用。而电子合同的应用，可以保障业务流转更丝滑，不会因为“找不到人”、“不清楚合同进展”这些不确定的因素，影响业务效率，加速现金流运转，从而提升公司业绩。

尤其是经销、大宗商品交易的公司，原材料价格波动明显，业务强依赖挂牌竞价的环节，接入电子签署、单据在线审批的电子签章系统之后，可以轻松实现采购、销售等业务环节的高速流转。

尤其是经销、大宗商品交易的公司，原材料价格波动明显，业务强依赖挂牌竞价的环节，接入电子签署、单据在线审批的电子签章系统之后，可以轻松实现采购、销售等业务环节的高速流转。

4. “用印要求规范的，内部流程复杂”的公司

那么，对于这部分人群，电子合同的合规性是最大的痛点。

传统的用印环节，不健全的印章管理机制，导致企业“冒用、盗用印章”的事件频发，给企业带来严重的合同风险和财务损失，例如各大头条的“冒用公章签阴阳合同、抢公章事件”等等。另外，对于全国范围有子公司的集团型企业，对分公司的印章管控能力往往比较弱，需要总部行政统一管理大大小小几十、几百枚分公司的印章，非常复杂。

而采购电子签章系统，可以确保用印流程全程留痕，用印权限后台统一管理设置。例如，通过物理印控仪，对各地的实体印章，印章管理员可以设置用印次数、用印权限，确保印章不被冒用；对电子印章，对所有的合同章、财务章、人事章，企业可以掌握后台使用数据，谁在什么时候用了什么印章，盖了什么文件，可以一目了然。

特别是地产公司，项目流程长，印章众多，一份项目各类审批单、验收单需要多人盖章，接入统一印章管理平台的解决方案，可以通过一个平台，后台管理企业所有的实体章和电子章，合规管控企业印章的使用。

5. “合同纠纷频繁”的公司：

最后，对于这部分人群，电子合同的“举证功能”非常适用。

传统的签署环节，涉及合同纠纷之后，往往需要法务同学调取合同原件，逐一解读合同条款，事后才能收集关键证据，效率低且证据力也不高。一旦合同纠纷频繁，公司要耗费大量人力、物力收集关键证据。

而电子合同的形式，可以做到“举证前置”，无需事后再去查找证据。也就是在签署阶段，通过电子签名技术，实时记录关键的签署动作，例如签署时间，签署人身份，签署动作。一旦涉及合同纠纷，只需要后台调用合同文档，出具证据报告，即可完成电子证据的收集。

另外，这类电子证据由于证据链清晰，无论从证据的真实性、完整性，都远高于实体的纸质合同，无需笔迹鉴定、未篡改公证等环节，深受这类公司的青睐。

特别是金融类、融资租赁公司，使用电子合同服务之后，涉及合同纠纷，只需后台调取合同原文，找平台出具《证据报告》、《区块链存证证明》等关键证据，即可证明合同有效，具备完整性、真实性、不可抵赖性等。国内法院普遍认可。