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电子合同助力企业HR提升人事管理效率

发布日期:2023-05-08 16:18:32   浏览量 :186
发布日期:2023-05-08 16:18:32  
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2023届全国普通高校毕业生规模预计达1158万人,同比增加82万人。现在正是大学生就业的“金三银四”招聘旺季,各地高校密集举办大规模招聘会、双选会等,为高校毕业生就业扩大岗位供给。


对于企业人力资源部门系统而言,也迎来一场没有硝烟的“决斗”。如何以更高的效率、更快的速度、更低的风险吸纳所需的各类人才,成为摆在企业人力资源部门面前的一道命题。


人事文件作为企业管理中最常见、最频繁也是最常用的签署文件,使用安全合规、高效便捷的电子化签署方式,可以帮助HR从大量单调、重复、繁重的人事管理事务中解放出来,优化人事管理流程,提升管理效率。


电子劳动合同在人事管理中的应用已成趋势

为降低企业用工管理成本,提高用工管理效率。近日,新疆、内蒙古两地人社厅相继实施开展电子劳动合同推广工作,动员用人单位和劳动者签订电子劳动合同,实现“线上签约、系统管理、大数据应用”的“互联网+人社服务”数字化工作模式。


自2020年3月人社部发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。三年时间以来,全国有将近50个省市人社部出台了文件,建立电子劳动合同试点,全面推进电子劳动合同普及应用。


电子劳动合同之所以受政府部门关注,积极出台政策推广。一方面是数字经济发展的必然趋势,另一方面则是受到新冠疫情爆发的影响,加速推动了电子劳动合同在人事管理中的应用。


行业痛点

1)异地签署周期长

异地招聘,以及分、子公司众多的企业,劳动合同需要异地签署,签约周期长;

2)合同签署量大

招聘需求骤增,HR部门需要在短期内处理大量劳动合同签署和归档,工作压力大;

3)信息收集低效

合同中需要收集员工的重要信息,收集过程复杂、低效、周期长,填写易出错;

4)隐私信息难保护

合同中涉及到员工的薪资及个人隐私信息,难以进行隐私保护和管理;

5)合同进度难追踪

发送出的大量合同是否签约、是否归档?难以精准追踪每一份合同的签署进度。


电子合同优势

1)线上签约,便捷高效

合同起草、合同发起签约、合同快速签署、签署身份鉴别。使用电子合同线上一键发起,即使在入职高峰期,HR也能够轻松完成劳动合同的签约。

2)在线签约,节约成本

电子合同全程在线签署、存储、管理,省去了合同打印环节、无纸化办公、节省了快递、人力、仓储管理等消耗的成本,一份电子合同的成本大概在2-7元左右。

3)线上存储,管理方便

线上存储管理,更安全便捷,签署完成的电子合同以电子数据的形式存储在服务器云端或第三方存证机构,合同的归档、合同检索、合同查阅、合同下载等操作更加的便捷,效率高。

4)区块链存证,安全保障

通过电子签名、第三方时间戳、哈希值、区块链等加密防篡改技术,杜绝了纸质劳动合同签署中可能存在的代签、假章及合同篡改等问题。


电子合同解决方案

系统私有化部署

1)可靠电子签名,真实有效

利用数字证书、人脸识别技术,通过运营商、身份证、企业三要素等多重验证方式,对企业/员工身份信息进行核验,确保真实身份及真实意愿。同时利用区块链、时间戳、加密传输、哈希算法等技术,保全电子签约过程证据链,保障合同文件的法律效力。

2)签署方式多样,灵活性强

通过电子合同平台,用户可通过H5、公众号、电脑端等多种入口进行电子合同在线签署,签署的整个过程快至1分钟。

3)合同在线签约管理,效率性高

合同文件的签、管、存流程全部线上化,人事部门可以在线发起、审批、签署、归档整理各类合同文件,不受时间地域的限制,无需打印、办公室来回跑,并且随时能够调取、查阅和下载。

4)私密性强,安全级别高

私有化部署方式,签章独立可控,真实表达签署人意愿;合同文件存储在自己的服务器上,不会泄漏,合同的hash值摘要同步至各个节点,确保数据的权威性和不可篡改,提高了数据的安全性、保密性。

5)系统免费,降低成本

使用电子合同系统不需要支付任何系统的费用,只需低成本购买电子签名、实名认证接口,就可以使用电子签名、电子合同私有化部署的服务。


应用场景

● 招聘:面试登记表、背景调查授权书、入职通知书/offer等;

● 入职:劳动合同、实习协议、员工手册、保密协议、竞业协议、学历证书等;

● 在职:在职证明、收入证明、工作证明、跟投协议、股权激励协议等;

● 调岗:工作调动通知书、岗位异动通知函、人员调岗信息确认单、调动申请交接单等;

● 离职:离职协议、离职证明等。

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随着互联网的普及、各种电子商务活动和电子政务活动的飞速发展,电子签章开始广泛地应用到各个领域之中,主要包括:发送安全电子邮件、访问安全站点、网上招标投标、网上签约、网上订购、安全网上公文传送、网上缴费、网上缴税、网上炒股、网上购物和网上报关等。
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